「迅速な応対力」と「お待たせさせない配慮」が信頼関係に繋がる

今がシーズンの芍薬を飾るのが喜びの1つです。
満開の芍薬はドレスを纏ったような華やかさ。
お花も一輪一輪開き方も色味も違って、表情が様々ですね。
個性が感じられて、なんだか愛おしさを覚えます。

ところで、毎日どれ程のメールを受信送信していますか?
ビジネスシーンで使う機会がまだまだ多いメール。
メールにも、人となりが表れると感じずにはいられません。

ある方にメールで問い合わせをしましたところ、お返事が届きました。
「すぐに回答が難しいので、しっかり内容を精査して一両日中に改めて連絡させて下さい。」
といった内容でした。
最後に「まずはメール拝受のお知らせにて失礼いたします。」と記されています。
この一言があることで、連絡したこちらは確認いただけたことがわかります。
それに進捗状況や目安がわかることで、安心して仕事を進められますね。

メール応対の基本は、効率的、正確、迅速、誠意、です。
もし、あなたが「決定してから送れば労力が減るから効率的。」と思われているなら自分本位。
決定するまでの時間を要する場合、お相手はやきもきしながら待つことになる訳です。
そこで、大切なのは「精神的にお待たせさせない」という思い遣りだと思うのです。

迅速には「物理的な迅速さ」と「心理的な迅速さ」の2つがあります。
一つ目の「物理的な迅速さ」とはお待たせしないために「すぐ行動」できることです。
具体的には、いただいたメールに対して早めの返信を心がけること。
いただいた内容に即したお返事をすぐにする、ことです。
二つ目の「心理的な迅速さ」とはお待たせする時の工夫をすること。
冒頭のように、まずはいただいたメールに対して「確かに承りました。」と認証をお伝えする。
そしてお待ちいただく目安を伝えることで、それまでの時間を無駄にせず精神的負担をおかけしない。
このようなことができるのは、自分本位ではなくお相手の事を慮っているからこそです。
お相手を「お待たせさせない」ために動く「迅速」さが、結果的に「効率」に繋がります。
そして、このような小さなことが信用になり、積み重なって信頼関係へと育つのです。

メールが多いと、メール返信だけでも膨大な時間と労力がかかります。
何となく気が焦り、応対がおざなりになる可能性もあります。
そのような時こそ、メールの向こうにいらっしゃる方を思い浮かべ「ありがとうございます」と呟いて。
心を切り替えて、返信を心がけてみませんか?
1通のメールに大きな可能性があるかもしれません。

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