「迅速な応対力」と「お待たせさせない配慮」が信頼関係に繋がる
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今がシーズンの芍薬を飾るのが喜びの1つです。
満開の芍薬はドレスを纏ったような華やかさ。
お花も一輪一輪開き方も色味も違って、表情が様々ですね。
個性が感じられて、なんだか愛おしさを覚えます。
ところで、毎日どれ程のメールを受信送信していますか?
ビジネスシーンで使う機会がまだまだ多いメール。
メールにも、人となりが表れると感じずにはいられません。
ある方にメールで問い合わせをしましたところ、お返事が届きました。
「すぐに回答が難しいので、しっかり内容を精査して一両日中に改めて連絡させて下さい。」
といった内容でした。
最後に「まずはメール拝受のお知らせにて失礼いたします。」と記されています。
この一言があることで、連絡したこちらは確認いただけたことがわかります。
それに進捗状況や目安がわかることで、安心して仕事を進められますね。
メール応対の基本は、効率的、正確、迅速、誠意、です。
もし、あなたが「決定してから送れば労力が減るから効率的。」と思われているなら自分本位。
決定するまでの時間を要する場合、お相手はやきもきしながら待つことになる訳です。
そこで、大切なのは「精神的にお待たせさせない」という思い遣りだと思うのです。
迅速には「物理的な迅速さ」と「心理的な迅速さ」の2つがあります。
一つ目の「物理的な迅速さ」とはお待たせしないために「すぐ行動」できることです。
具体的には、いただいたメールに対して早めの返信を心がけること。
いただいた内容に即したお返事をすぐにする、ことです。
二つ目の「心理的な迅速さ」とはお待たせする時の工夫をすること。
冒頭のように、まずはいただいたメールに対して「確かに承りました。」と認証をお伝えする。
そしてお待ちいただく目安を伝えることで、それまでの時間を無駄にせず精神的負担をおかけしない。
このようなことができるのは、自分本位ではなくお相手の事を慮っているからこそです。
お相手を「お待たせさせない」ために動く「迅速」さが、結果的に「効率」に繋がります。
そして、このような小さなことが信用になり、積み重なって信頼関係へと育つのです。
メールが多いと、メール返信だけでも膨大な時間と労力がかかります。
何となく気が焦り、応対がおざなりになる可能性もあります。
そのような時こそ、メールの向こうにいらっしゃる方を思い浮かべ「ありがとうございます」と呟いて。
心を切り替えて、返信を心がけてみませんか?
1通のメールに大きな可能性があるかもしれません。